Logística - Prepárate para las temporadas altas

September 4, 2018

“Recuerde, El tiempo Es Dinero”

Una famosa frase dicha hace aproximadamente 170 años, para explicarle a un joven vendedor por qué tenía que hacer uso de su tiempo como si fuera dinero. El vendedor ganaría 10 chelines ese día en caso de trabajar, pero si se tomaba un día de descanso, aparte de no generar esos 10 chelines, gastaría 1 chelín para darse un gusto, perdiendo así 11 chelines de un tajo.

 

Este concepto es muy importante si quieres que tu negocio tenga éxito y si quieres lograr tener una vida más ordenada. La procrastinación es una de las cosas que más nos afectan a la hora de realizar nuestro trabajo o querer efectuar alguna tarea importante y semi-urgente. Tendemos a dejar todo al final y ello conlleva a distraernos con cosas que nos quitan tiempo demás.

 

En el mundo de los negocios, hay personas que calculan exactamente lo que vale una hora de su vida, y lo que vale el tiempo de los demás. Tal vez te parezca algo muy descabellado, pero si tienes un negocio, si perteneces a una organización, o si eres freelancer, esto te funcionará de maravilla. El objetivo del dia de hoy, es que evalúes tu situación actual, tus alcances, tus operaciones, tu comunicación y definas que distracciones le sobran a tu operación que garanticen una mejora continua entregando tus compromisos a los clientes.

 

¡Más Vale Prevenir, Que remediar!

La tecnología avanza con una rapidez impresionante; actualmente el aprovechamiento de la tecnología e información, hace que cada día la información llegue de manera inmediata y prácticamente a cualquier parte del mundo.

 

Estos avances tecnológicos también cambian la manera en la que se consume y se compra. Se quiere todo de prisa, sin escalas, personalizado, y en la puerta de nuestra casa. Por lo tanto, las empresas deben estar preparadas para afrontar esta gran ola de nuevos consumidores en estaciones altas hace que pensemos en todo momento en prevenir.

 

El no poder conseguir una mano de obra eficiente, espacio de almacenamiento suficiente y transportistas confiables para los picos estacionales puede causar estragos en su cadena de abastecimiento.

 

Actualmente las fechas festivas es cuando hay un mayor flujo de compraventa, en donde la demanda está a la orden del día. En la Navidad pasada hubo un incremento de 65% en compras por Internet, mientras que las compras en línea en “El Buen Fin” aumentaron 53%, según el reporte de la Asociación Mexicana de Internet, Amipci, ahora Asociación de Internet, hecho para México en 2016.

 

Esta situación ha orillado a las empresas a prepararse para poder transportar sus productos de una manera rápida a los destinos donde sus consumidores solicitaron dicha mercancía. Esto debido a que en México las compras internacionales son cada vez más aceptadas y comunes, ya que solo el año pasado, del 60% de personas que compraron en línea lo hicieron en tiendas de otros países, en su mayoría, Estados Unidos, destaca el mismo estudio de la Amipci.

 

¿Te preparas para una temporada alta?

Para facilitar la disponibilidad de mercancía, el transporte y control de mercancía, tanto en el mismo punto de venta como en el almacén, es necesario que las empresas piensen en implementar sistemas de control dentro de sus procesos de trabajo y operación. Esto con el objetivo de que la compañía se fortalezca y se brinden mejores experiencias de compra a los clientes. Pero lo más importante es verificar y aclarar sus relaciones con los proveedores de manera personal y estratégica, y existen muchos métodos para poder realizarlo, en donde lo más importante es la confirmación de requisitos previstos en los cuales deberá afinar los detalles de dotación de personal anticipada.

 

¿Cómo es tu relación con tus proveedores?

Aunado a los  implicaciones de confirmación de requisitos y una buena comunicación debe agregar que el programa de capacitación a los proveedores y al equipo interno deben ser bien establecidos y con resultados rápidos, ya que debe garantizar que a corto plazo todos los involucrados (proveedores y empleados), estén familiarizados con tiempos,  seguridad, diseño y flujo de procesos de tal forma que sus proyecciones de costo logístico sean controlados y se maximiza el ROI (Retorno de Inversión).

 

El resultado será, optimizar enormemente los recursos de una empresa, y así lograr un mayor compromiso con el cliente, al brindarle grandes experiencias de compra.

 

¿Tienes identificadas tus debilidades operativas?

Las compañías no pueden permitirse perder un minuto más sin actualizar sus procesos hacia donde dictan las nuevas tendencias en cada temporada,  y es crucial para este paso tener identificados las áreas de mayor enfoque, o debilidad. Para una Máxima eficiencia es necesario dividir actividades para un mayor enfoque en  las soluciones necesarias,  y es lo que hará la diferencia entre las empresas que compiten por ser líderes en cada una de sus industrias.

 

Adicional es imperativo, para una máxima eficiencia, y un mínimo de estrés, dejar las tareas de almacenamiento complejas y esenciales a su personal de largo plazo. Utilice empleados temporales para las tareas fáciles o están confinadas a una tarea pequeña.

 

¡Siempre Entrega  Lo Prometido!

Una situación bastante normal en nuestra sociedad es que la gente quiere recibir más por menos, por un servicio o producto que en muchas ocasiones tiene un mayor valor e incluso puede existir el regateo; esto sucede mucho cuando tus amigos o conocidos son los principales consumidores de tu producto o servicio, incluso compañeros de trabajo,  que no entran en tu círculo social suele no ver las verdaderas garantías, compromisos y el verdadero valor de tu trabajo. Esto es muy común, y la mayoría de las personas que tienen negocios de servicio suelen invertir más de lo que ganan, entregando a un cliente más pequeño más concesiones y a un cliente más grande menos concesiones. Es por ello que debes definir muy bien tus compromisos internos, externos y  sobre todo dejar muy claro tus compromisos en cada línea de soporte. Este esquema te ayudara a minimizar reclamaciones, escalaciones y siempre estar alineado con lo que puedes y debes cumplir.

 

Un consejo personal, recuerda que tus entregables hablan de tu compromiso y de tu perfil, teniendo siempre en cuenta que el  no perder tu tiempo en personas y situaciones sociales que no llevan a nada, te dará mayor enfoque en tus actividades comprometidas.

 

¿Conoces los límites operativos?

Conócete a ti mismo, es algo muy común y que te traerá mucho conocimiento en la velocidad a a que puedes ir. Redefine los límites de sus instalaciones y operación. No es raro que la capacidad estándar de una instalación se vea excedida durante la temporada alta. Haga un balance interno y externo para determinar qué áreas se pueden reutilizar de manera temporal para el almacenamiento de productos. Alinee los trailers y utilice el patio de camiones seguro como espacio para el exceso, o asigne temporalmente un espacio de pasillo para procesar los productos.

 

¿Cómo es tu planeación Logística?

Es momento de planear y es muy común que muchas compañías carezcan de este pilar que dará mayores alcances a una ejecución comunicada y coordinada. En este paso se deberá considerar la optimización mediante métodos como 5S, Lean o alguna otra iniciativa de calidad. Las herramientas de mejora continua no son sólo para la eliminación de desperdicios en los procesos de negocio. Si su empresa cuenta con un equipo Lean, aborde un proyecto detallado para la utilización del espacio varios meses antes de la temporada alta. Esto podría minimizar o eliminar la necesidad de asignar espacio para el exceso.  En sinergia con su área de recursos humanos deberá revisar la estructura de los turnos de personal, ya que la optimización deber ir de la mano con la Maximización de la mano de obra de su instalación al añadir turnos extra cada día, agregar un día o dos a la semana laboral o aumentar la duración de los turnos.

 

¡El que no Mide No puede Mejorar!

Esta frase, atribuida frecuentemente a Peter Drucker, pone de manifiesto la importancia de la medición. A pesar de la importancia de la medición, efectuar mediciones no es tan frecuente como debiera. En muchos casos está ausente un esquema de medición  y al encontrarnos con la ausencia de datos relevantes nos limitara a tomar decisiones importantes en momentos de crisis.

 

¿Cuáles son tus controles de medición y cuales fueron tus errores?

Palabras que muchos las han tomado a la ligera y se dan a la tarea de definir por doquier indicadores, sí, intentan medir cualquier cosa con tal de medir, sin entender que si medimos cosas equivocadas, fomentaremos un comportamiento incorrecto por parte de la o las personas afectadas por dicha medición. Un lote importante de personas en la organización, sufre a diario el impacto de indicadores que no fueron adecuadamente analizados y formulados, muchos de ellos incluso con parámetros incorrectos. Solo a manera de ejemplo, cualquier similitud con la realidad es pura coincidencia, medir la hora de llegada y la hora de salida. Adicional a la consideración de una mala toma de decisión por información no deseada y alienada a los objetivos.

 

Poner a punto a los equipos nos ayudara con la visibilidad, antes, durante y después de la temporada alta, dando correcta visibilidad de los objetivos deseados.

 

Se debe evaluar las condiciones de información y trabajo de todas las piezas importantes del equipo en su instalación.  

Una vez definido lo previo en manera cíclica, se deberá hacer sesiones de lecciones aprendidas (análisis de las deficiencias), para reparar, recargar y comprar lo que se requiera, según sea necesario.

 

Si buscas resultados Distintos, No hagas siempre lo mismo!

Se deberá considerar siempre una alternativa como plan B, que considere la distribución sin almacenamiento o la desconsolidación. Establezca la distribución sin almacenamiento dentro de sus instalaciones para que pueda descargar, manipular y volver a cargar los productos de moda sin tener que esperar la recepción y el almacenamiento.

 

O trabaje con un centro de desconsolidación cercano a su puerto de entrada de modo que algunos productos puedan ir directamente a sus destinos finales en vez de perder tiempo en moverlos hacia y desde su instalación.

 

Conozca a los transportistas del Plan B. Durante el tiempo de inactividad estacional, envíe algunos artículos por medio de sus transportistas del Plan B de modo que pueda probarlos en caso de que sus transportistas preferidos no estén disponibles durante la temporada pico.  

 

Refresque su conocimiento acerca de las opciones de transporte urgente. Las emergencias o los lapsos de inventario tienden a ocurrir durante la temporada alta. Evite interrupciones al conocer las opciones de servicio urgente, como el transporte  marítimo con horario definido, los servicios aéreo-marítimo, marítimo-aéreo y servicios de transporte terrestre con equipo de conductores. Explore estas opciones ahora, para que pueda usarlas cuando la actividad aumente.

 

Santiago Gomez Cid

Commercial Supply Chain Specialist

 

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